La creación del Archivo Histórico de Caracas, nace en el mismo instante en que el colonizador, en su función de asentar y adecuar el gobierno local, comienza a recoger todas las acciones destinadas a darle forma a la administración política de la otrora provincia. En ese contexto, inicia la función de asentar en los libros de actas las órdenes reales, decretos, provisiones, mandamientos, la repartición de solares, el abastecimiento del agua, nombramientos de autoridades, entre otros tantos temas necesarios para el funcionamiento de aquella precaria ciudad. Así las cosas, para esto era necesario que el gobierno establecido, bajo la dirección de las autoridades reales, se reuniera en el cabildo para tratar los diversos problemas que presentaba la ciudad primigenia. En tal sentido, sería en las sesiones del cabildo donde se recogería por escrito, como prueba testimonial, el haber tratado los temas que revestían interés para la ciudad; de esta manera se le da paso a la institución municipal.

Es así como en cada sesión de cabildo se reunían los regidores para conocer los asuntos tanto gubernamentales como los de vecinos de la provincia. Producto de ello, se fueron generando y acumulando documentos denominados actas, las cuales fungían como registros de los debates y decisiones tomadas a lo interno del seno del cabildo, de esa forma, progresivamente pasaron a conformar un considerable y significativo conjunto documental que dio paso al Archivo Histórico Municipal, cuyo libro de acta más antiguo data del año 1573, siendo el último de ellos el correspondiente al año 1962.

A lo largo de cuatro siglos de su historia, produjo una importante colección documental, que en la actualidad se subdivide en varios fondos o secciones, de los cuales 315 libros corresponden a las Actas del Cabildo, 33 tomos a la sección Ejidos, y 202 libros de la sección Diversos.

Durante el dilatado transcurrir de la ciudad y en consecuencia de su archivo histórico, se presentaron eventos que atentaron contra la integridad del mismo; uno de ellos fue la pérdida de documentos, hecho que puso en alerta a las autoridades reales para obligar a los funcionarios locales el resguardo y preservación del archivo. Prueba de ello fue el testimonio dado por el regidor Juan de Ibarra, en representación del rey, de una real cedula fechada el 19 de agosto de 1686 donde se prohíbe que “no se puedan extraviar del archivo de esta ciudad las cedulas y reales proviciones expedidas y despachadas para su gobernacin y, por cuanto en este particular se halló dicho archivo desraudado y no se puede dudar para en muchos particulares de esta provincia, sacadas o para su menester o para atajar la justificación de otros, por lo cual pide a esta ciudad justicia y regimiento y se le suplique al señor Doctor don Diego de Sotomayor meretísimo obispo de esta provincia se sirva expedir descomunión mayor para que todas las personas que tuvieren algunas cedulas y reales proviciones concernientes a esta ciudad y su provincia, deudan con ellas a su archivo, por cuanto es el medio más eficaz para el cumplimiento del real intento y servicio de ambas majestades” El testimonio anterior extraído de las actas del cabildo dan muestra del interés del rey de preservar y conservar los documentos que generaba el cabildo caraqueño el cual reposaba en la casa capitular.

El interés para esto obedecía a que los mismos servirán como antecedentes o pruebas ante la posibilidad de cotejar un hecho particular, el cual ocurría con regularidad, tanto para la petición de tierras como para dar prueba de permanencia en la ciudad.

Resulta de interés que, en el año 1743, en un inventario realizado al archivo, se constató la falta de muchos libros de actas y cuadernos del cabildo. Al realizar las investigaciones correspondientes, se evidenció que muchos de esos libros se encontraban en la casa del conde de San Javier, quien estaba encargado de redactar las ordenanzas municipales. Aunque si bien el referido conde cumplía una tarea gubernamental, no es menos cierto que, al trasladar los libros de actas a un lugar distinto al archivo, participaba de manera involuntaria en el fraccionamiento de dicho corpus documental. Debió entonces esperarse a que se nombraran al alcalde ordinario Francisco Rodríguez, conocido como el cuarto marqués del Toro, y al propio Juan de Ybarras, como custodios de este archivo para que vigilaran y garantizaran la integridad y permanencia de los documentos que conformaban ese repositorio.

A pesar de que las medidas de conservación del archivo se dieron en diversos momentos, las actas del cabildo en oportunidades daban cuenta del extravío de documentos, bien sea por intereses particulares o por falta de cuidado de las autoridades. Así lo expresa la denuncia realizada por el propio Oviedo y Baños quien al tratar de realizar las conocidas Tablas de Fiestas, a principios del siglo XVIII no encontró al respecto información en dichos libros de actas, concluyendo que esto obedecía al maltrato y roto que presentaban las mismas, este elemento nos permite precisar que las actas del cabildo antes del siglo XVIII presentaban, en alguna medida, deterioro, las causas pudieran ser diversas, como la falta de políticas de conservación, dado por el desconocimiento de la importancia y significado de dichos materiales o quizás por ser considerado un montón de papeles viejos los cuales no merecían atención especial.

Se observa entonces que el archivo histórico ha estado expuesto a los vaivenes del tiempo, por una parte, por acciones humanas y, por la otra, por agentes naturales; todo ello ha contribuido a que no se conserve integralmente. Ejemplo de ello es la falta del acta de cabildo correspondiente al año 1808, la cual desde tiempo inmemorial no forma parte de este archivo que, más allá de las especulaciones, hasta el presente se desconocen las razones de este hecho.

En ese sentido, durante al año 1945 con el nombramiento del primer Cronista oficial de la ciudad de Caracas se adelantaron algunas medidas de protección y resguardo de esta fuente primaria. Otro de los intentos fue la promulgación en el año 1992 de la ordenanza Sobre la Protección de Bienes del Patrimonio Cultural de la ciudad de Caracas, en la cual se señala que es preciso que el Cronista posea conocimientos sobre paleografía para entender los documentos antiguos del archivo histórico de la ciudad, este simple enunciado de manera tacita le da valor al repositorio documental allí contenido, el cual reviste importancia puesto que para aproximarse al conocimiento de la evolución de la ciudad en toda su extensión es necesario adentrarse en la grafía de los mencionadas actas.

Las medidas señaladas, sin duda constituyen avances significativos en materia de protección de este archivo, pero se hacía necesario profundizar el alcance de esas medidas, es así como a partir de esa necesidad se sanciona el 24-09-2008 G. M N° 3904-5 la Ordenanza del Archivo Histórico de la ciudad de Caracas en la cual se declara a este como Patrimonio Histórico de Caracas, este hecho viene a reconfigurar el valor, importancia y significado de este archivo, pues dejó de ser un deposito de papeles viejos para convertirse en un bien que no solo es custodiado y resguardado en primera instancia por el Cronista de la ciudad, en corresponsabilidad compartida con el Concejo Municipal y la Alcaldía de Caracas, para convertirse en un bien de todos los caraqueños y pasar a ser un centro de interés colectivo el cual debe ser protegido entre todos, en función de preservar la memoria histórica de la ciudad, sus tradiciones, cultura y valores.

YH.